Zo pak jij je rommelige administratie aan

Iets wat iedereen zeker wel 1x per maand moet doen is verschillende belangrijke papieren sorteren bij de rest van de administratie. Iets wat ikzelf tijdens deze quarantaine-periode heb gedaan is mijn hele administratie eens op orde brengen. Dit was echt wel eens nodig en nu dit gedaan is voel ik me net 10x lichter. Dit is een werkje waar ik altijd zo tegenop kijk maar waarbij ik me meteen beter voel als alles opnieuw op orde is. Vandaag deel ik dan ook mijn tips hoe je best je administratie eens grondig onder handen kunt nemen waardoor het de volgende keer veel sneller zal gedaan zijn!

Stap 1: verzamel & sorteer

Ga je hele woning door en verzamel alle papieren die je vindt: facturen, post, verzekeringen, belastingen, kassatickets, kortingsbonnen, garantiebewijzen, handleidingen, visitekaartjes, certificaten, todo-lijstjes,….

Vervolgens ga je die papierberg door en maak je stapeltjes per categorie: Financieel, werk, overheid/belasting, verzekeringen, auto, wonen, hypotheek, kinderen,…
Als dit wat moeizaam verloopt kun je jezelf steeds de vraag stellen “waar zou ik dit papier zoeken?”

Stap 2: rangschikken

Begin per categorie met alles per jaar te rangschikken. Dit maakt het gemakkelijker om alles later in mappen of dozen te steken.

Beslis ook wat er weg mag en wat niet. Op de website van Vlaanderen.be staat er uitgelegd welke documenten je hoelang moet bijhouden.
Ook kun je jezelf volgende vragen stellen bij het beslissen of iets weg mag of niet:
♦ Komt dit nog van pas?
♦ kost het veel moeite om dit document opnieuw te verkrijgen?
♦ Is het document recent/up to date?
♦ Is dit document het waard dat ik er tijd in steek?

Stap 3: opbergen

Tijd om alles per categorie een plaatsje te geven: je bergt je administratie best op waar je je betalingen uitvoert en je aan je administratie kan werken. Zoek hiervoor een leuk plekje uit omdat je hier toch verschillende keren per maand zult moeten werken.

Administratie hoeft niet saai te zijn. Ga voor leuke mappen en opbergdozen om alles in te bewaren.

Zorg ook dat er in je administratie een logica steekt zodat je dit nog weet voor de volgende keer. Steek je meerdere categorieën in een dikke ringmap dan kan je hiervoor een inhoudsopgave maken dat je vooraan steekt. Maak ook gebruik van tabbladen die je tussen de verschillende categorieën steekt. Label de map ook langs de buitenkant zodat je weet wat er in de map steekt zonder deze te moeten openslaan.

Stap 4: laat niets rondslingeren

Nu je alles zijn eigen plekje hebt gegeven kun je makkelijk alles wat je ontvangt meteen in de juiste map steken. Of maak gebruik van to-do bakjes zodat je in een ruk al je papierwerk kunt verwerken.

Tip: verminder de instroom aan papieren

♦ Annuleer alle abonnementen op tijdschriften en kranten die je toch niet leest
♦ Je kan alle reclamefolders digitaal bekijken. Dus hoef je hiervan geen papieren versie meer te ontvangen. Want vergeet niet wat je thuis ontvangt moet je bekijken, sorteren en rangschikken wat steeds tijd en energie kost. Je kan dus best een ‘geen reclame’ sticker op je brievenbus plakken.

 

leuke bureau accessoires:

1.Mint-groene ordner / 2.labelmaker / 3.tijfschriftencassette / 4. documentenmap / 5.papierklemmen / 6.archiefdoos / 7.nietmachine / 8.ringmap / 9.perforator / 10.plakbandhouder

Liefs,
Laura